Regalprüfungen, die sich selbst dokumentieren.
Der Prüfer fotografiert seine Notizen und spricht kurz ins Mikro. Der Agent legt Anlagen und Mängel an, erstellt Prüfbericht, Montageliste und Angebotskalkulation — automatisch.
„Die Montagekollegen haben am Montag die Liste, bevor ich den Bericht überhaupt verschickt habe."
Ausgangslage.
Ein mittelständischer Prüfdienst in Nordrhein-Westfalen. Zwölf Regalprüfer:innen im Außendienst, drei Bürokräfte in der Nachbearbeitung, ein Werkstattteam für Reparaturen und Montage. Die Kundschaft: produzierende Betriebe, Logistikzentren, Handelslager mit Palettenregalen, Schwerlast- und Durchlaufsystemen. Gesetzliche Grundlage: DIN EN 15635 schreibt jährliche Regalinspektionen vor.
Der Arbeitstag einer Prüferin beginnt auf der Baustelle. Sie geht die Regalanlagen Feld für Feld ab, dokumentiert Schäden auf einem gedruckten Protokoll — Stützen, Traversen, Diagonalen, Ankerbolzen, Fußteile. Für jeden Mangel eine Ampelklasse: grün (Hinweis), orange (bald reparieren), rot (sofortige Sperrung). Dazu Fotos mit dem Smartphone, oft 80 bis 150 pro Tag. Am Abend: eine volle Schreibmappe handschriftlicher Notizen und mehrere hundert Bilder.
Die eigentliche Arbeit beginnt für die Prüferin danach. Im Büro müssen die Notizen abgetippt werden. Die Regalanlagen werden im System neu angelegt oder existierende Stammdaten gesucht und aktualisiert. Jeder Mangel bekommt eine eindeutige Zuordnung zu Feld, Stütze und Bauteil. Aus diesen Daten entsteht der Prüfbericht, den der Kunde bekommt. Aus denselben Daten wird getrennt eine Montageliste für die Werkstatt erstellt und eine Angebotskalkulation für die Reparatur.
Der Zeitaufwand dafür: im Schnitt 20 Stunden pro Woche, auf die Prüfer:innen verteilt. Rechnerisch ein halber Arbeitstag pro Prüfer, der nicht in der Prüfung stattfindet. Die Geschäftsführung hatte zuvor versucht, das Problem durch die Einstellung zusätzlicher Bürokräfte zu lösen — aber das schuf neue Übergabe-Probleme, weil die Bürokräfte die Handschrift der Prüfer:innen schlecht entziffern konnten und bei jedem zweiten Eintrag zurückfragen mussten.
Unser Vorgehen.
Wir sind zwei Tage mit drei Prüfer:innen im Außendienst mitgegangen — zwei Schichten Logistikzentrum, ein halber Tag Produktion. Wir wollten sehen, wie tatsächlich geprüft wird, nicht wie es im Schulungsordner steht.
Drei Befunde prägten das spätere Projekt. Erstens: die Handschrift der Prüfer:innen ist nicht willkürlich, sondern folgt einem klaren Schema — Regalnummer, Feldnummer, Position (Stütze, Traverse), Mangel-Code, optionale Freitextnotiz. Zweitens: die Prüfer:innen machen ohnehin Fotos zu jedem nennenswerten Mangel, oft mehrere pro Mangel. Drittens: die Mängel-Klassifizierung folgt einem geschlossenen Katalog aus der Norm, nicht einer freien Bewertung.
Diese Struktur war die Grundlage für die Scope-Entscheidung. Wir haben nicht versucht, beliebige freie Notizen zu interpretieren. Stattdessen haben wir eine Mobile-App entworfen, in der die Prüfer:innen weiterhin handschriftlich arbeiten — aber in vorstrukturierten Feldern, die der Agent anschließend zuverlässig auslesen kann. Dazu ergänzt: kurze Sprachnotizen für Kontext, Fotos wie gewohnt.
Der Output im Backoffice: die Regalanlagen werden vom Agent angelegt oder mit Bestandsdaten abgeglichen. Mängel werden pro Bauteil strukturiert erfasst. Auf Knopfdruck entstehen daraus drei Dokumente, die ansonsten separat geschrieben werden mussten — Prüfbericht für den Kunden, Montageliste für die Werkstatt, Angebotskalkulation für die Reparaturleistung.
Bevor wir bauten, haben wir den Entwurf mit allen zwölf Prüfer:innen durchgespielt. Drei inhaltliche Anpassungen kamen aus diesem Termin — unter anderem die Möglichkeit, bei Zeitdruck einen Mangel per Sprache allein ohne Handschriftnotiz zu erfassen.
Die Umsetzung.
Die App läuft auf iOS und Android und arbeitet offline — Logistikhallen haben oft schlechten Empfang, eine Verbindungspflicht wäre ein Ausschlusskriterium gewesen. Prüfer:innen fotografieren pro Regalanlage ein übersichtliches Deckblatt, dann pro auffälligem Feld ein Detailfoto mit handschriftlicher Notiz im Blickfeld. Optional spricht die Prüferin fünf bis zehn Sekunden Kontext ein.
Im Backoffice übernimmt der Agent drei Schritte. Zuerst identifiziert er die Regalanlage anhand von Typenschild, Hersteller-Logo und Bauart — abgeglichen gegen eine Bibliothek aus den gängigen europäischen Herstellern (unter anderem SSI Schäfer, META, Dexion, Bito). Zweitens liest er die handschriftlichen Einträge aus: Regalnummer, Feldnummer, Bauteil, Mangel-Code, Bewertung. Die Notation ist strukturiert genug, dass Sprachmodelle sie zuverlässig interpretieren — unsere Messung nach drei Monaten Betrieb liegt bei 96 Prozent korrekter Erstextraktion. Drittens verbindet er die Einträge mit dem Mängel-Katalog der Norm, sodass jede Meldung eine eindeutige Ampelklasse und einen Reparatur-Code bekommt.
Die drei Ausgabe-Dokumente entstehen aus demselben Datenmodell. Der Prüfbericht ist ein PDF im Kundenlayout — mit Bildmaterial, Mängelliste und Prüfer:in-Unterschrift. Die Montageliste zieht aus dem Mängel-Katalog die Ersatzteile pro Reparatur, ergänzt Hersteller-Artikelnummern aus der internen Stammdatenbank und gibt der Werkstatt eine druckfertige Pickliste. Die Angebotskalkulation schließlich kombiniert die Ersatzteile mit hinterlegten Montagezeiten und einer Marge — heraus kommt ein Angebot, das die Vertriebsabteilung nur noch prüfen und verschicken muss.
Drei technische Prinzipien haben wir durchgehalten. Alle personenbezogenen Daten (Foto-EXIF, Standortinformationen) werden lokal in der App verarbeitet und nicht an das Sprachmodell übergeben. Der Kunde kontrolliert seinen Datenbestand — wir haben kein Interesse an Prüfungsdaten für Trainingszwecke. Und die Mangel-Klassifizierung bleibt nachvollziehbar: jede Ampelklasse ist an den Mangel-Code gekoppelt, nicht an eine Modell-Einschätzung — das ist für den Prüfdienst rechtlich wichtig.
Ergebnis.
Nach acht Wochen ging die App in den produktiven Einsatz. Die ersten drei Wochen liefen parallel zum alten Prozess — jede Prüfung wurde zweifach dokumentiert, der Agent-Output gegen die manuelle Nachbearbeitung validiert. Ab Woche vier wurde ausschließlich in der neuen App gearbeitet.
Die eingesparte Nacharbeit liegt heute im Schnitt bei 20 Stunden pro Woche, auf das gesamte Prüfer:innen-Team gerechnet. In Einzeltagen mit Großprüfungen liegen die Einsparungen höher — dort wo früher ein halber Samstag für die Berichtsabstimmung nötig war, fällt diese Arbeit heute vollständig weg.
Die Durchlaufzeit vom Prüfungsende bis zum versandfertigen Prüfbericht ist von durchschnittlich drei bis fünf Arbeitstagen auf wenige Stunden gesunken. Bei Großkunden mit mehreren Standorten geht der Bericht teilweise noch am Prüftag raus. Die Montageliste erreicht die Werkstatt oft, bevor der Prüfer zurück im Büro ist — was bedeutet, dass Reparaturen direkt am Folgetag eingeplant werden können. Das Angebot liegt beim Kunden teilweise noch am selben Abend.
Für die Geschäftsführung besonders relevant: die Prüfungs-Kapazität ist ohne Neueinstellungen um etwa 30 Prozent gestiegen, schlicht weil die Prüfer:innen die gewonnene Zeit wieder im Außendienst verbringen. Ein Effekt, der vor Projektbeginn vorsichtig geschätzt wurde — und der sich nach drei Monaten deutlicher ausprägt als erwartet.
Was wir gelernt haben.
Erstens: Handschrifterkennung ist keine Raketentechnik, wenn die Eingabe eine Struktur hat. Wir hätten nie versucht, beliebige Freitext-Notizen zuverlässig zu interpretieren. Weil Regalprüfungs-Notizen einer impliziten Vorlage folgen, war die Erkennungsqualität hoch — und entscheidend, dass wir das vor Projektbeginn gründlich validiert haben. Eine zweiwöchige Pilot-Phase mit zwanzig Beispiel-Prüfungen hat uns die Sicherheit gegeben, überhaupt in die Umsetzung zu gehen.
Zweitens: Der schwierigste Teil war die saubere Integration mit der Warenwirtschaft für die Angebotskalkulation. Für die Montageliste genügte ein einfacher Export, für das Angebot brauchten wir aktuelle Preise, Margen und Montage-Stückzeiten aus verschiedenen Tabellen. Das hat mehr Entwicklungszeit gekostet als die eigentliche Handschrifterkennung.
Drittens: Die Akzeptanz im Team hing daran, dass wir keine neue Oberfläche aufgezwungen haben. Die Prüfer:innen schreiben weiterhin, wie sie es gewohnt sind. Die App nimmt Fotos und Sprachnotizen — beides macht der Außendienst ohnehin. Dass am Ende ein sauberer Bericht entsteht, ist für sie fast ein Nebeneffekt. Diese Erfahrung — weniger neue Werkzeuge, mehr Abnahme bestehender Arbeitsschritte — nehmen wir bei jedem neuen Projekt mit.