Bevor ein Agent gebaut wird, muss der Prozess verstanden sein. Oft finden wir dabei die eigentliche Verbesserung — schon im Workflow selbst, bevor eine Zeile Code geschrieben ist. Workflow-Design ist der erste Schritt, auch wenn am Ende gar keine KI zum Einsatz kommt. Ein schlanker, gut beschriebener Prozess ist oft der größere Gewinn.
Ein Workflow ist die tatsächliche Abfolge von Schritten, durch die eine Aufgabe in Ihrem Haus erledigt wird. Nicht die dokumentierte Abfolge. Nicht die offiziell beschlossene. Die tatsächliche — mit allen Ausnahmen, Workarounds, Abkürzungen und informellen Absprachen.
Workflow-Design heißt für uns, diesen Ist-Zustand ehrlich aufzunehmen, ihn zu hinterfragen, Varianten zu entwerfen und eine bewusste Entscheidung zu treffen, wie der Prozess in Zukunft laufen soll. Oft sind die größten Verbesserungen im Prozess selbst versteckt — in redundanten Schritten, unklaren Zuständigkeiten oder Informationsbrüchen. Die kann man beheben, bevor man an Technologie denkt.
Wir machen Workflow-Design als eigene Leistung oder als ersten Schritt vor einem Automatisierungs-Projekt. In beiden Fällen ist das Ergebnis dasselbe: ein bewusst gestalteter Prozess, der dokumentiert, geprüft und — von den Beteiligten — mitgetragen ist.
Was wir nicht machen: einen BPMN-Atlas über 300 Seiten produzieren, den danach niemand mehr liest. Unser Output ist schlank und handlungsleitend. Wir bevorzugen ein zehnseitiges Dokument, das gelesen wird, gegenüber einem dreihundertseitigen Werk, das archiviert wird.
Ein gut gestalteter Workflow ist am Ende selbst dann wertvoll, wenn keine einzige Zeile Code dafür geschrieben wird. Manchmal ist die wichtigste Einsicht, dass ein Prozess nicht automatisiert, sondern vereinfacht werden muss. Wir sagen Ihnen das ehrlich — auch wenn es unserem eigenen Automatisierungs-Geschäft nicht nützt.
Abrechnung, Bestellung, Reklamation — viele Prozesse wandern durch drei oder vier Systeme und drei oder vier Abteilungen. Ein strukturierter Blick auf die Gesamtkette deckt oft Bruchstellen auf, die einzelne Beteiligte nicht sehen.
Das gleiche Ergebnis, aber drei verschiedene Wege dorthin. Workflow-Design schafft Vergleichbarkeit und hilft, auf die bessere Variante zu vereinheitlichen — oder bewusst Unterschiede zuzulassen, wo sie sinnvoll sind.
Das ist oft ein Zeichen für ungeschriebenes Wissen. Wir machen dieses Wissen explizit und dokumentieren es so, dass Onboarding von Monaten auf Wochen schrumpft.
Wenn 40 Prozent der Fälle „besondere Handhabung" brauchen, liegt das Problem im Prozess-Entwurf. Wir untersuchen die Ausnahmen strukturiert und integrieren sie, statt sie weiter als Sonderfall zu behandeln.
Wenn ein Fehler erst beim Kunden auffällt, hat der Prozess keine frühen Kontrollpunkte. Wir identifizieren, wo Validierungen fehlen und wie man sie einzieht, ohne den Prozess zu verlangsamen.
Einen schlechten Prozess automatisieren heißt einen schlechten Prozess skalieren — nur schneller. Ein kurzes Workflow-Design vor dem Bau macht den Bau meist kleiner und den Nutzen größer.
Ein Workflow-Design-Projekt dauert typischerweise eine bis drei Wochen. Wir beginnen mit Gesprächen — mit denen, die den Prozess machen, nicht nur mit den Führungskräften. Wir schauen zu, wenn möglich. Wir stellen dumme Fragen, die oft die wichtigsten sind.
Wir dokumentieren den Ist-Zustand in einer schlanken Form (in der Regel Flow-Charts und kurze Texte, keine riesigen BPMN-Diagramme). Wir markieren Bruchstellen. Wir entwerfen eine oder mehrere Varianten für einen verbesserten Prozess. Mit Ihnen gemeinsam wählen wir die passende aus.
Das Ergebnis ist ein Dokument von 10 bis 25 Seiten, abhängig von der Komplexität. Plus eine konkrete Liste, was als Nächstes zu tun ist — sei es eine interne Organisationsänderung, ein Systemwechsel oder eine Automatisierung.
Ein Workflow-Design-Projekt ist in der Regel kompakt — aber jeder Prozess ist unterschiedlich aufgesetzt. Darum nennen wir auf dieser Seite keine Pauschalpreise. Ein 45-minütiges Erstgespräch reicht, um den Rahmen realistisch abzustecken.
Sie skizzieren den Prozess, den Sie sich genauer ansehen möchten. Wir fragen nach, wer daran beteiligt ist, welche Systeme berührt werden und was heute nicht rund läuft. Am Ende wissen Sie, ob ein Workflow-Design mit uns sinnvoll ist — und wie ein konkretes Format aussehen könnte.
Das Gespräch ist kostenlos und unverbindlich. Sie gehen mit einer ehrlichen Einschätzung aus dem Termin — unabhängig davon, ob Sie uns beauftragen oder nicht.
Meistens ja, aber kurz. Zwei Wochen Analyse vor einem zehnwöchigen Automatisierungs-Projekt zahlen sich fast immer aus. Sie bauen dann das Richtige — und bauen es einmal.
Wir kennen diese Methoden und nutzen Elemente davon, aber wir sind nicht methodengläubig. Unsere Erfahrung ist: ein mittelständisches Unternehmen braucht keinen reinen BPMN-Purismus. Was Sie brauchen, ist ein klarer, verständlicher Plan.
Begrenzt. Wir bereiten Unterlagen und Kommunikationsvorschläge vor und sind bei einem bis zwei Übergabe-Workshops dabei. Die eigentliche Veränderung trägt aber Ihre Organisation — nicht eine externe Beratung.
Strategische Beratung schaut aufs Portfolio: welche Prozesse lohnen sich überhaupt für welche Art von Automatisierung. Workflow-Design schaut in einen einzelnen Prozess hinein: wie läuft er, wie sollte er laufen.
Ja, absolut. Unser Output ist so geschrieben, dass Sie ihn mit Ihrem internen Team oder einem anderen Partner umsetzen können. Wir fördern keine Abhängigkeit.
Bei einem einzelnen Workflow haben Sie nach zwei Wochen einen fertigen Entwurf auf dem Tisch. Bei einem Bereichs-Mapping sollten Sie mit vier bis sechs Wochen rechnen — danach ist auch das komplexere Bild sortiert.
45 Minuten. Wir hören, welche Prozesse Sie aufhalten, und sagen offen, ob wir helfen können — oder nicht.
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